Onthulling in het functiehuis

Wanneer we systemisch naar een organisatie kijken, dan kijken we onder andere naar de functies die door de loop van de tijd zijn ontstaan. Deze samenstelling van functies noemen we in organisatiejargon ook wel het functiehuis. En dat functiehuis heeft ons wat te vertellen…

Natuurlijk is er een logische gedachte bij het functiehuis zoals deze staat beschreven voor de organisatie. Er is nagedacht over de verdeling van taken, mandaten en benodigde competenties voor het vak dat op elke plek uitgevoerd dient te worden. Hierdoor kun je als organisatie de juiste mensen werven en het samenspel orkestreren. Naast dit gegeven gebeurt er vaak ook iets dat minder grijpbaar is. Met de beschrijving van een functie wordt namelijk onbewust en met onzichtbare inkt ook de systemische functie beschreven. Dit gaat veel meer over wat deze functie onbewust moet doen of moet laten voor het geheel van de organisatie.

Een voorbeeld om het praktisch te maken. Na een periode van zelfsturing in de organisatie komt er toch een middenlaag bij van teamleiders. Deze hebben de taak om de operationele besluitvorming op te pakken die niet mogelijk bleek in de teams tijdens de fase van zelfsturing. Deze reorganisatie ziet er op papier slim uit, er is geleerd van het verleden, én toch leidt het in de praktijk tot vreemd gedrag. Capabele mensen komen niet uit de verf, er ontstaat frictie tussen de medewerkers en teamleiders en het MT ergert zich aan de passiviteit van de teamleiders. Het samenspel ontstaat niet en wordt zelfs contraproductief. Er wordt naar elkaar gewezen wanneer taken niet opgepakt worden ondanks dat ze wel helder beschreven staan. Waarom lukt dit nu niet?

Mogelijk reist er naast de beschreven functie van teamleider, ook een onbewuste functie mee die niet gezien en erkend wordt. In dit voorbeeld reist de functie mee om het falen van het MT in de voorgaande periode van zelfsturing te verhullen. Dit pijnlijke falen is in de teams voelbaar geweest en ze hebben de last ervan gedragen. Opvallend genoeg hebben de teams er zelf(s) sturing aan willen geven door dit steeds te blijven aankaarten bij het MT, echter zonder gehoor. En dan is daar die oplossing… Een tussenlaag die gecreëerd is om de teams te helpen. En toch zijn ze niet blij…

Een systemische functie gaat boven alles wat bedacht en beschreven staat. Het heeft als het ware de macht vanuit de coulissen. In dit soort situaties vervalt het gedrag van mensen op het podium vaak in beschuldigen én verdedigen. Want je persoonlijke intentie is toch zo anders dan waarvan je beschuldigd wordt! Het gedrag kan ook vervallen in passiviteit. Voel maar eens in dat je vanuit de laag boven je moet zwijgen en vanuit de laag waar je leiding aan geeft steeds wordt uitgedaagd te spreken…

Een behulpzame beweging hierin is om de systemische functie het podium op te vragen en in het licht te zetten. Wat hebben jullie vanuit je functie te openbaren voor het geheel? Wat gebeurt er door jou heen in waar je aandacht naar toe gaat, waar je hard voor gaat werken en wellicht ook stevige oordelen op hebt? Welke informatie ligt daarin besloten? Wat maken jullie mogelijk en onmogelijk in de organisatie als geheel, slechts door te bestaan? De systemische functie zal pas het podium opkomen wanneer je in staat bent voorbij je oordelen te onderzoeken wat er gebeurt op jouw plek in de organisatie. Je hebt liefdevol al je eerdere analyses waaraan en vooral aan wie het ligt, te parkeren. En in deze staat te onderzoeken wat er nog meer onbewust meedoet in het gedoe. Het vraagt ook de moed van uitspreken: “dit is wat er door mij heen gaat, elke keer weer”. Het vergt moed omdat er onbewust alles aan gedaan zal worden om deze informatie juist te verhullen. Vaker niet bewust dan wel, het is namelijk het onbewuste overlevingsmechanisme van het grotere systeem.

En jij als leider, wat vraagt dit van jou? Niet elk team zal in staat zijn om dit onderzoek uit zichzelf te doen. En of ze het nu wel of niet doen…. kun je luisteren? Kun je door de aanklacht of door de passiviteit heen luisteren, waar dit team zo hard voor aan het werk is? Waar wordt aandacht voor gevraagd? Wat wordt beschermd of juist pijnlijk naar voren gebracht? En meer nog dan luisteren, kun je dat ook ontvangen? Echt nemen dat hierin informatie besloten zit die waardevol is? Ben je in staat om informatie te op te vangen in een grotere ‘schaal’ dan jouw eigen inspanningen, intenties, normen en waarden?

Deze beweging, ongeacht vanuit welke plek het in gang wordt gezet, nodigt de systemische functie uit om vol in het licht te gaan staan. Als dat gebeurt, kun je samen gaan luisteren wat het te vertellen heeft voor het geheel. Maar pas wel op, want het kan zomaar een avondvullende voorstelling worden…