“Hoe verandert de ordening door de komst van een nieuwe functie?”

Systemisch leider Barbara Hoogenboom:

“Als je een nieuwe functie wilt introduceren in de organisatie, is het van belang om eerst helder te hebben: is het een functie die echt niet eerder heeft bestaan, of is het een functie die je creëert omdat een bestaande functie te zwaar beladen wordt?

In het laatste geval haal je van een bestaande functie een deel weg. Dat vraagt om te beginnen van bestaande functionarissen om iets los te laten. Bijvoorbeeld wanneer iemand verantwoordelijk is voor sales en marketing in een klein bedrijf. Het bedrijf groeit en je wilt sales en marketing splitsen. Wat vraagt dat van degene die tot dan toe sales en marketing heeft gedaan?

Die persoon is misschien enerzijds superblij met de hulp omdat het veel te druk was in die functie en het fijn is ergens niet meer verantwoordelijk voor te zijn. Anderzijds vraagt het ook echt wel om afscheid te nemen van iets en de ruimte te geven aan degene die nu bijvoorbeeld de marketingtaken op zich neemt, zodat die dat op een eigen manier kan gaan doen. Dat vraagt wel een proces, ook van de bestaande collega, om bepaalde taken los te laten en om daadwerkelijk ruimte te geven, en niet over een soort graf heen te regeren.

Een nieuwe functie die niet eerder bestond, moet eerst een plek krijgen. Ik zou me kunnen voorstellen dat er bij een grotere bijeenkomst of een vergadering of wat dan ook, door iemand die hoger in de ranking is, uitleg gegeven wordt wat de aanleiding of de impuls is om een nieuwe functie te ontwerpen en die te doen ontstaan. Welk gat dat moet vullen en wat het bestaansrecht van de functie is. Om helder te zijn over wat die functie bijdraagt aan het geheel van de organisatie. Zo wordt die functie ook ingebed in de rest van de organisatie en wordt duidelijk wat de plek in de ordening is van die nieuwe functie.

In het voorbeeld van sales en marketing zijn er dus feitelijk twee functies om hernieuwd een plek te geven. Dat kun je doen in een ritueel waarbij niet alleen de mensen zelf, maar ook de collega’s in het grotere geheel aanwezig zijn.

De ordening van een functie kan te maken hebben met anciënniteit, dus hoe lang een functie bestaat. Een nieuwere functie komt later en is dus jonger in de ordening ten opzichte van functies die al bestonden. En ordening in anciënniteit gaat ook over degene die die functie gaat invullen. Kwam die persoon eerder of later ten opzichte van de al bestaande personen die andere functies invullen?

Bovendien gaat de ordening in functies ook over hoe de functie bijdraagt aan het geheel. Is het meer een agens- of een kernfunctie of een communio-functie? Meer over dit concept kun je lezen in het boek Tegen de stroom mee en in dit artikel.

Een ander voorbeeld dat de ordening raakt bij de komst van een nieuwe functie. Stel dat er een team is dat wat kleiner is geweest en dat er op een gegeven moment wordt besloten dat zo’n team een teamleider moet krijgen, dan gebeurt daar natuurlijk wel iets. En zeker ook als de teamleider geworven wordt vanuit dat al bestaande team. Dan schuift één iemand als het ware een niveau op. Dan hoort iemand niet meer op dezelfde manier in de ordening als dat hij dat daarvoor deed.

De komst van een nieuwe functie brengt dus altijd een beweging. Die beweging vraagt aandacht zodat een functie werkelijk goed kan landen in de organisatie en er geen gedoe in de onderstroom hoeft te ontstaan.”

Deze vraag is afkomstig uit de Tegen de stroom meewaaier. De meewaaier bevat 224 vragen over 45 thema’s. Iedere vraag heeft de potentie je een stap verder te helpen.