Organisatiesystemen als sturende kracht

Hoe dynamieken en patronen uit het organisatiesysteem teams en bedrijven leiden

Organisatiesystemen vormen de onzichtbare basis van iedere organisatie – net als in ieder ander systeem, van familie tot maatschappij. Ze bepalen voor een heel groot deel in hoeverre een organisatie kan stromen en ontwikkelen of juist zal blokkeren. Inzicht in systemen biedt daarmee waardevolle kennis aan leiders in iedere organisatie.

Wat zijn organisatiesystemen?

Iedere organisatie bestaat uit vele systemen. Een functie is deel van een team. Een team is deel van een afdeling. Een afdeling is deel van een businessunit, enzovoorts. Een systeem maakt áltijd deel uit van een groter systeem.

Ieder systeem kent haar eigen regels en dynamieken, die onbewust zijn ontstaan in het verleden en bepalen hoe het systeem functioneert. Deze systeemlaag noemen we de onderstroom. De onderstroom kan door uiteenlopende uitingen aandacht vragen voor het systeem. Er heerst bijvoorbeeld weerstand of angst in de organisatie en het lukt maar niet dat te veranderen. Er is een ongewoon hoog ziekteverzuim. Een fusie of juist afscheid nemen ‘lukt’ niet. Patronen in bepaalde functies blijven terugkeren.

In alle gevallen vraagt het systeem aandacht voor iets in de onderstroom dat gezien wil worden. Want systemen willen compleet zijn, niets mag ongezien blijven. Bij gebrek aan aandacht voor dat wat aandacht wil krijgen zal het systeem een eigen oplossing creëren. Bij ieder probleem in het organisatiesysteem vragen we ons vanuit systemisch perspectief dan ook af: waarvoor is dit probleem een oplossing?

Dynamieken en patronen in het organisatiesysteem

Systemen kennen bewuste en onbewuste mechanismen die worden beïnvloed door evolutionaire levenskracht. De dynamieken binnen het systeem helpen het systeem overleven. Dat doen ze middels patronen, die worden gevormd door de werking van het systeemgeweten. Dat geweten waakt erover dat een systeem als compleet geheel verder kan.

Patronen zijn dus onbewuste oplossingen van een systeem. Ze bestaan onafhankelijk van personen, desnoods ten koste van individuen. De individuen komen en gaan, maar de patronen kunnen jaren doorgaan.

Heel vaak zijn patronen een tijdlang nuttig en behulpzaam. Ze zorgen voor stabiliteit en continuïteit. Tot de patronen gaan knellen of vooruitgang belemmeren.

Oorzaken van patronen binnen het organisatiesysteem

Patronen worden in het algemeen opgeroepen doordat iets of iemand wordt buitengesloten, doordat er een niet-ingeloste schuld is, of doordat de ordening verstoord is geraakt.

De ordening is verstoord geraakt

Een organisatie gedijt goed als voor elk persoon, elke functie, elk team, elke afdeling en elke businessunit een betrouwbare, heldere plek is in het raamwerk van de organisatie. En voor de organisatie zelf vraagt de ordening: welk leidend principe en daarmee bestaansrecht heeft de organisatie?

Alle energie die gaat zitten in de vraag ‘waar horen we in het raamwerk thuis’ kan niet gebruikt worden voor uitwisseling, productiviteit en dus systemische omzet.

Iets mag er niet zijn

Wanneer iets of iemand wordt buiten gesloten, of er een niet-ingeloste schuld is, blijft dat aandacht vragen via het systeem. Wat je bestrijdt of wegstopt, komt via een omweg terug. In het niet-erkennen, het wegstoppen van een ongewenste of pijnlijke situatie, kunnen juist patronen ontstaan om het systeem aan die gebeurtenis te herinneren.

Veranderen begint daarom bij erkennen van de werkelijkheid. Dat blijkt een van de meest helende bewegingen in systemen.

Het organisatiesysteem (h)erkennen

Om met het organisatiesysteem te werken moet je eerst begrijpen waarom het systeem functioneert zoals het functioneert. Dat vraagt je je open te stellen voor de onbewuste systeemdynamieken. Die laten zien wat nog erkend moet worden en een plek nodig heeft voor er andere bewegingen kunnen ontstaan.

Het (h)erkennen van patronen en dynamieken vraagt een fenomenologische, oordeelloze blik die ruimte geeft op het geheel – dus niet alleen op die medewerker die niet goed kan aarden of de afdeling die sinds de fusie in de weerstand is gegaan. De systemische blik richt zich op het team, de afdeling, de organisatie, de oorsprong van de organisatie en misschien nog wel meer dan dat.

Een systemisch begeleider kan organisaties daarin begeleiden met een organisatieopstelling of coachingsessie. En leiders kunnen zelf een systemische blik meenemen in hun leiderschap.

De waarde van systemisch inzicht voor organisaties

Door uit te zoomen naar grotere gehelen en ook naar de oorsprong en historie van een organisatie geeft de systemische blik helderheid over wat bijvoorbeeld de weerstand in beeld probeert te brengen. Zo kun je op een heel andere laag ruimte creëren voor een andere beweging in een situatie die niet wilde veranderen.

Ook kun je onderzoeken welke consequenties veranderingen zullen hebben of aan welke voorwaarden voldaan moet worden om veranderingen goed te implementeren. Als een afdeling of bedrijf gaat fuseren, welke voorwaarden moeten we dan niet vergeten? Hoe brengen we meer eenheid in de organisatie voor het nemen van toekomstige beslissingen, zoals het introduceren van een nieuw product of het wijzigen van beleid? Hoe nemen we op een goede manier afscheid nemen van een afdeling of medewerker? Hoe lanceren we een nieuw product of nieuw logo?

Het systemisch perspectief kan naast alle bestaande managementmodellen, bedrijfsstructuren en organisatieplannen bestaan. Het is niet of/of. Het is en/en. Wanneer je systemische inzichten tastbaar kunt maken en mensen binnen de organisatie patronen en inzichten kunt laten ervaren, zul je ondervinden dat inzicht in organisatiesystemen een waardevolle toevoeging is op alles wat je al weet.